Prepara un brief per la digitalizzazione aziendale: obiettivi, sistemi, dati, vincoli e criteri per valutare una prima prova.
Un brief di digitalizzazione descrive il problema, il risultato atteso e le condizioni in cui il progetto dovrà funzionare. Serve a rendere confrontabili le proposte e a capire quali informazioni mancano per valutare una prima prova.
Puoi iniziare con una pagina. Le informazioni tecniche ancora sconosciute vanno indicate come domande aperte: una stima presentata come dato certo può portare a una proposta poco adatta al lavoro reale.
| Campo | Che cosa inserire |
|---|---|
| Problema | Un’attività che oggi causa attese, ripetizioni o correzioni |
| Destinatari | Chi usa il processo e chi riceve il risultato |
| Risultato atteso | Che cosa dovrebbe cambiare in termini osservabili |
| Perimetro iniziale | Reparto, attività o tipologia di documenti inclusi nella prima prova |
| Sistemi coinvolti | Nome degli strumenti, referente e funzione svolta |
| Dati disponibili | Origine, formato e informazioni necessarie al lavoro |
| Quantità e variabilità | Volumi rilevati e variazioni note; segnalare le sole stime |
| Vincoli | Scadenze motivate, accessi, compatibilità o condizioni operative |
| Responsabili | Chi approva la prova e chi verifica il risultato |
| Criteri di accettazione | Evidenze necessarie per decidere se proseguire |
«Acquistare un nuovo software» descrive una scelta. «Ridurre le ricopiature fra il modulo e il gestionale» descrive un problema da esaminare. Nel brief indica gli strumenti già presenti e lascia spazio alla verifica delle alternative.
Se immagini di usare AI, specifica quale compito dovrebbe svolgere e quale persona controllerà il risultato. Il NIST AI RMF, funzione Map suggerisce di definire contesto e uso previsto; è un riferimento volontario per i progetti AI, non un requisito generale di digitalizzazione.
Per il primo confronto bastano nomi delle applicazioni, funzioni e referenti. Le credenziali non devono comparire nel brief. Quando occorre un accesso tecnico, concorda successivamente modalità, permessi e durata adeguati all’attività.
Se il progetto riguarda documenti, elenca tipologie e formati. Un esempio sintetico può illustrare i campi da gestire senza esporre un documento di cliente. Gli eventuali campioni reali richiedono condizioni di condivisione concordate.
Indica il risultato da verificare e il confronto disponibile con il processo attuale. In un esempio ipotetico, una prova può controllare se una richiesta arriva nel sistema previsto con tutti i campi necessari e se le anomalie vengono segnalate al referente. Tempi, risparmi e soglie vanno definiti sul caso concreto.
Per conoscere l’ambito dei servizi, consulta la pagina sulla digitalizzazione aziendale. Per archivi e dati estratti dai documenti, il riferimento è data capture e dematerializzazione. Puoi usare Contattaci per descrivere il progetto, evitando allegati riservati nel primo messaggio.